Wszystko na piśmie
Myślę, że wiele osób się z nami zgodzi, że zawsze współpracując z kimś i ustalając coś warto to spisywać w jakikolwiek sposób. Wtedy w razie czego można do tego wrócić w każdej chwili. Ale nie tylko dlatego to jest ważne.
W Stanach Zjednoczonych dużo ustaleń jest słownych. Pamiętam jak w Polsce przy współpracy często podpisywało się długie umowy, gdzie wszystko było spisane. Podpisy były odręczne, rzadko elektroniczne. Tutaj jest trochę inaczej, dużo rzeczy ustalanych jest słownie, bez zbędnych umów. Nie zawsze to jest dobre i warto uważać przy tego typu ustaleniach.
Od początku naszego pobytu w USA, prowadzimy tutaj własny biznes. Wiemy, że zawsze warto wszelkie ustalenia mieć na piśmie, ale oczywiście zdarzają się godziny rozmów z klientami i omawianie różnych projektów słownie i czasami ciężko całe te rozmowy “przelać na papier”. Są też osoby, które wolą rozmawiać niż pisać, a my zawsze staramy się dostosować do klientów, żeby to głównie im przyjemnie się z nami współpracowało. Mimo tego jeśli coś ustalamy, naprawdę warto to spisać w jakikolwiek sposób: w umowie, emailu, a nawet wiadomości tekstowej.
Zdarzały się sytuacje, że osoby, z którymi coś ustalaliśmy, mówiły przez telefon jedno, a potem zapominały o tym i okazywało się, że w sumie nie chciały tego, co wcześniej mówiły, że chciały. Dlatego właśnie mimo że czasami ciężko wszystko spisać, warto to robić, szczególnie jeśli dotyczy to jakichś ważnych ustaleń. Wtedy zawsze możemy do tego wrócić i pokazać osobie, z którą współpracujemy, że ustalenia były takie, a nie inne.
Dla nas ustalenia słowne, telefoniczne, są tak samo ważne jak pisemne. Często są to drobiazgi, których spisywanie zajęłoby bardzo dużo czasu i czasami rzeczywiście nie opłaca się spisywać każdego drobnego ustalenia. Jednak nie każdy taki jest i też nie zawsze każdy pamięta wszystko, co było ustalone słownie. Szczególnie jeśli rozmawia się z wieloma osobami. Dlatego naprawdę warto wszystko (albo chociaż większość) sobie spisywać, zarówno ze względu na to, że można potem w razie czego udowodnić drugiej stronie, że ustalenia były inne, ale też dla nas samych, żebyśmy mogli do tych ustaleń wrócić w dowolnym momencie.
Zasada ta może też obowiązywać w życiu prywatnym. Często jeśli np. rozmawiamy na czacie internetowym na jakiejś infolinii później mamy możliwość zapisania tego czatu. Naprawdę polecamy to zrobić! Potem w razie czego możemy udowodnić drugiej stronie, którą może być ogromna firma, że ustalenia odnośnie np. naszego rachunku telefonicznego były inne.
